Almense Tennisclub ©2025

Algemeen

Artikel 1

Waar in dit Huishoudelijk Reglement de mannelijke voornaamwoorden of persoonsnamen worden gebezigd, worden daaronder tevens begrepen de vrouwelijke voornaamwoorden of persoonsnamen.

Artikel 2

Het bestuur kan aan specifiek omschreven groepen en personen toestemming verlenen om zonder lidmaatschap gebruik te maken van alle verenigingsfaciliteiten van ATC.

Rechten en verplichtingen van de leden

Artikel 3

De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement (bijlage 1) en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en - schoenen te dragen. 

Artikel 4

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 5

De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar. 

Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot beta-ling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die da-tum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het des-betreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloei-en.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Artikel 6

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te ne-men.

Bestuursvergaderingen

Artikel 7

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 8

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schrifte-lijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemid-del deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gel-den. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van ten minste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig da-gen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Algemene vergaderingen

Artikel 9

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, na-dat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverkla-ring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 10

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat ten minste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door ten minste vijf leden schriftelijk bij de daartoe aan-gewezen persoon is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering be-voegden daarin wensen op te nemen. 

Artikel 11

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agenda-punt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door ten minste vier andere leden.

Commissies

Artikel 12

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzonde-re opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verant-woordelijk tegenover de ALV cq het bestuur.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden. 

Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Kascommissie

Artikel 13

De kascommissie, als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten, bestaat uit twee leden, die wor-den benoemd voor een periode van twee jaar. Ieder jaar treedt het langstzittende lid af na het uitbrengen van het verslag in de vergadering. Voor het volgende jaar zal de commissie be-staan uit het zittend blijfende commissielid en het tijdens dezelfde vergadering nieuwe te kie-zen commissielid. Ieder commissielid kan te allen tijde door de algemene vergadering worden vervangen.

Besluitvorming

Artikel 14

Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft van de stemgerechtigde le-den, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stem-ming overgegaan.  

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongel-dige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet

aangenomen.

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld.

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of

huishoudelijk reglement anders is bepaald.

Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Bestuursleden treden af volgens een op te maken rooster (bijlage 2), waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende functionarissen zijn terstond herkies-baar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, geko-zen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Als tegenprestatie kunnen bestuurs-leden gevrijwaard worden van betaling van de contributie.

Artikel 18

Verantwoordelijkheden voorzitter, secretaris en penningmeester (bijlage 3)

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 19

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden

van: 

a. De persoonsgegevens van de in artikel 5 lid 1 van de statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur; 

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te wor-den opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde admi-nistratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

Straffen

Artikel 20

De in de statuten genoemde schorsing kan worden opgelegd voor een maximum duur van 5 jaar.

Aanmeldingsformulier

Artikel 21

Op het aanmeldingsformulier moet worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens.

De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.  

De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven. 

De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

De leden moeten wijzigingen in hun adres of contactgegevens doorgeven aan de ledenadmi-nistratie.

Privacybeleid

Artikel 22

ATC voert een privacybeleid gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( bijlage 4). 

Ongewenste omgangsvormen

Artikel 23

ATC hanteert een reglement voor de indiening en behandeling van klachten in verband met ongewenste omgangsvormen en maakt daarbij gebruik van de adviezen van een vertrou-wenscontactpersoon (bijlage 5).

Slotbepalingen

Artikel 24

Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement vindt plaats door instemming van de algemene vergadering op voorstel van het bestuur of van tenminste vijf stemgerechtigde leden.

Artikel 25

Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.

Artikel 26

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 31 maart 2025

Bijlage 1 

Gebruik banen en clubhuis

Algemeen

Het bestuur kan  aan specifiek omschreven groepen en personen toestemming verlenen om zonder lidmaatschap maar met een ATC-pas gebruik te maken van de banen van ATC.

Introductie en tennislessen

Leden kunnen niet-leden Introduceren. Ook is het mogelijk kennis te maken met ATC zonder introductie van een lid van ATC, door opgave via onze website. 

Alle informatie over tennislessen is te vinden op onze website

Leden van Epse, Harfsen en Laren mogen vrij op de banen van ATC spelen. Wel moet een reservering bij een bestuurslid aangevraagd worden.

Gebruik van banen en clubhuis

Er kan van de banen gebruik gemaakt woorden tussen 08.00 en 23.00 uur. Na die tijd dient de verlichting direct uitgeschakeld te worden.

Toegang tot het clubhuis kan met behulp van toegangscodes die verkrijgbaar zijn bij de be-stuursleden.

In het clubhuis is een verbandtrommel aanwezig voor lichte ongevallen en een brandblusser en branddeken ingeval van kleine brandjes.

De banen kunnen in principe het gehele jaar bespeeld worden. Bij bepaalde weersomstandigheden, met name in de winter, kan dat niet. Dit wordt dan kenbaar gemaakt op onze website, via e-mail en bij het clubhuis. Vooral bij opdooi mag er absoluut niet gespeeld worden!

Gebruikers van het clubhuis dienen zich correct te gedragen en geen aanstootgevend gedrag te vertonen.

Na gebruik van het clubhuis zorgt de gebruiker ervoor dat alles schoon en netjes achterblijft. Vergeet bij het verlaten van het clubhuis niet de verlichting uit te doen,  de verwarming laag te zetten en er voor te zorgen dat alle deuren afgesloten zijn. Sluitingstijd is uiterlijk om 24.00 uur. 

Schoeisel/kleding

Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en -schoenen te dragen.

Aansprakelijkheid

Het bestuur is niet aansprakelijk voor zoek- of defectgeraakte eigendommen van leden en derden. Het bestuur aanvaard geen aansprakelijkheid voor letsel en/of schade als gevolg van het tennissen en/of andere activiteiten verzorgd door de vereniging. Gebruikers tennissen voor eigen risico.

Baanreservering

Banen reserveren geschiedt via de KNLTB CLUB APP

Baan Huren

Het huren van een baan kan geregeld worden via de website.

Speelduur

De speelduur is voor alle gevallen 1 uur. Het is niet mogelijk 2 aansluitende reserveringen te doen.

Verlichting

De verlichting kan aan- en uitgezet worden met de schakelaar op de elektriciteitskast rechts in de hoek. Degene die als laatste de baan verlaat moet dan direct de verlichting uitzetten om de overlast bij de buren tot een minimum te beperken.

Calamiteiten

Bij grote calamiteiten en ernstige ongevallen: bel 112

Bijlage 2

Rooster van aftreden bestuur

- Guus Oosterhoff.     Voorzitter   2027

- Manon Bagijn Secretaris 2027

- Yuri Davidsson Penningmeester 2028

- Majo van Ekkendonk Commissaris Clubhuis 2028

- André Nijenhuis Commissaris Techniek 2026

Bijlage 3 

Taken Bestuursleden en gang van zaken rond Kascommissie

1. Voorzitter

De voorzitter leidt de werkzaamheden van het bestuur in algemene zin en van bestuursverga-deringen in het bijzonder. Hij of zijn plaatsvervanger is tevens belast met de leiding van de Algemene Vergadering.

2. Secretaris

De secretaris verzorgt de uitvoering van alle administratieve zaken van het bestuur exclusief de administratieve taken van de penningmeester.

Zo is de secretaris met name belast met:

- de verzorging van de correspondentie

- de notulering van de vergaderingen

- het maken van het jaarverslag voor de Algemene Vergadering uitgezonderd het financieel verslag.

- het archiveren van alle bescheiden

- het bijhouden van een register van leden, oud-leden en donateurs

- inschrijven van alle bestuursleden in het register van de Kamer van Koophandel

3. Penningmeester

De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en de verzorging van de hierop betrekking hebbende administratie. Hij draagt in het bijzonder zorg voor:

- de inning van de vereniging toekomende gelden

- de uitbetaling van de door de vereniging verschuldigde gelden

- de registratie van deze inkomsten en uitgaven

- de archivering van de hierop betrekking hebbende bescheiden

- het maken van het financieel jaarverslag

- het opmaken van de jaarrekening en de balans van baten en lasten

- het maken van de begroting voor het komende jaar

- het houden van een overzichtelijk boekhouding zodat op ieder moment zichtbaar is wat 

- financiële situatie is van de vereniging 

Bijlage 4

Privacyverklaring ATC Almen

Algemeen

Dit is de privacyverklaring van de Almense Tennis Club, gevestigd te Berkelweg 5, 7218 AS Al-men, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer  40102783, hierna te noemen: `de Vereniging`. 

Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorg-vuldig wordt omgegaan met jouw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor je uiteengezet hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten je hebt.

KNLTB

Als je lid wordt van onze vereniging wordt je automatisch lid van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennisbond (KNLTB). Wij verwijzen je naar de website/privacyverklaring van de KNLTB voor hoe de KNLTB omgaat met (jouw) persoonsgegevens.

In onderstaande tabel kun je snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van je verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Ontvangers

Onderzoeken of je lid kan worden 

en 

het uitvoeren van de lidmaatschapsover-eenkomst zoals deelname aan (wed-strijd)activiteiten Voornaam

Achternaam

Geslacht

Adresgegevens 

Geboortedatum 

Telefoonnummer

E-mailadres

Pasfoto

Nationaliteit 

Bankgegevens 

Bondsnummer

Speelsterkte

Functie Uitvoering van de overeenkomst Indien je geen lid wordt, worden jouw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden. Indien je lid wordt gedu-rende de looptijd van het lidmaat-schap en tot 2 jaar daarna.   Bestuur 

KNLTB

(Leden)administratiesysteem 

Ledenadministratie Voornaam

Achternaam

Adresgegevens 

Telefoonnummer

E-mailadres

Bankgegevens 

Betaalgegevens Uitvoering van de overeenkomst Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële ad-ministratie voor 7 jaar Ledenadmin-istratiesysteem

Administratie 

Financiële admin-istratie / Incasso Voornaam

Achternaam

Adresgegevens

Telefoonnummer

E-mailadres

Bankgegevens

Betaalgegevens Uitvoering van de overeenkomst Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële ad-ministratie voor 7 jaar. Penningmeester

Boekhouder

Ter benadering na beëindiging lidmaat-schap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeur-tenis . Voornaam

Achternaam

Adresgegevens

Telefoonnummer

E-mailadres Gerechtvaardigd belang Vijf jaar na het lidmaatschap Bestuur

Ledenadmin-istratie

Versturen (digitale) berichten, waaron-der de nieuwsbrief Voornaam

Achternaam

Adresgegevens

E-mailadres Uitvoering van de overeenkomst Gedurende de looptijd van de overeenkomst. E-marketingtools

Versturen berichten van derden, waar-onder sponsoren. Voornaam

Achternaam

E-mailadres Toestemming Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sponsoren 

Andere vereni-gingen

Om onze digitale dienstverlening te verbeteren

/ Website Cookies (zie voor meer info het sub kopje Cookies)

IP-gegevens Toestemming Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd. Websitebeheerder

Analytics tools

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op jouw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We ge-bruiken cookies om je meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, kunnen worden ont-houden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze website - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet je eerst toestemming geven, voordat deze coo-kies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het tech-nisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toe-passelijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de e-Privacy Verorde-ning. 

Je kunt jouw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door jouw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de Help-functie van jouw browser. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Zonder jouw toestemming verstrekt de Vereniging jouw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met je heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring tref  je een overzicht aan van de situ-aties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

In ieder geval verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan partijen voor de uitvoering van het lidmaatschap. 

De verenging verstrekt je gegevens verder aan de volgende derden: 

- De KNLTB

- Ledenadministratiepakket  

- Nationale sportorganisatie(s) zoals NOC*NSF. 

- Tuchtrechtelijke organisaties zoals de Nederlandse Dopingautoriteit en het Instituut Sportrechtspraak. 

Foto’s, video’s en webcams

De Vereniging kan foto’s/video’s van mensen op de Vereniging publiceren op de website, tenzij je daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bewaar aantekent. 

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

Je hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehou-den is deze inzage te verschaffen) en om jouw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Je dient je bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien je wenst dat jouw ge-gevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens

De Vereniging treft passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontro-leerd worden.

Minderjarigen

Indien je je als minderjarige wenst te registreren dien je hiertoe expliciete toestemming van jouw ouder of voogd te overleggen.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toe-passing op de website van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raad je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betref-fende privacyverklaring van die websites te raadplegen. 

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. De Vereniging raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij be-langrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de website te in-formeren.

Contactgegevens

Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Verantwoordelijke: Penningmeester via penningmeester@atc-almen.nl

Klacht over de verwerking van jouw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te die-nen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bijlage 5 

Reglement indiening en behandeling klachten i.v.m. ongewenste om-gangsvormen 

Algemeen

- Van ‘ongewenste omgangsvormen’ is sprake bij directe of indirecte uitingen in woord en gebaar, afbeelding of anderszins, die door een persoon als ongewenst worden ervaren en/of waarvan de pleger redelijkerwijs kan/moet begrijpen dat iemand die ongewenst vindt. Ieder-een die lid of vrijwilliger (geen lid zijnde) is van de Almense Tennis Club (ATC) kan een klacht indienen bij de Vertrouwenscontactpersoon (VCP). 

- Onder ‘vertrouwenscontactpersoon’ (VCP) wordt verstaan degene die de eerste opvang van /klaagster verzorgt, indien een klacht wordt ingediend of overwogen wordt deze in te dienen. 

- Onder ‘klager/klaagster’ wordt verstaan een persoon die zich met een klacht tot de VCP wendt. 

- Onder ‘aangeklaagde’ wordt verstaan degene ter zake over wiens gedrag een klacht is ingediend. 

Geheimhouding 

Een ieder die ingevolge dit reglement op de hoogte is gesteld van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een (mogelijk) geval van ‘ongewenste omgangsvormen’ is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat de bedoelde stukken derden niet onder ogen komen zonder medeweten en akkoord van ‘klager/klaagster’. Vermelding van namen in rapportage of anderszins moet slechts geschieden voor zover noodzakelijk naar het oordeel van de VCP. De gegevens worden achter slot en grendel opgeborgen. 

Verantwoording VCP 

De VCP is ten aanzien van zijn/haar specifieke taken alleen verantwoording verschuldigd aan het bestuur van ATC. 

Taakgebieden VCP 

- Opvang, advisering en begeleiding van de persoon die een klacht indient in verband met ‘ongewenste omgangsvormen’. 

- Het eventueel voeren van overleg met het bestuur van ATC 

- Klager/klaagster behulpzaam zijn op alle mogelijke manieren die in redelijkheid ver-wacht mogen

- Het verschaffen van feitelijke informatie aan een eventuele bemiddelaar als betrokkene zinnig acht

- Het eventueel doorverwijzen naar een andere (externe) hulpverleningsinstantie 

- Het bieden van eventuele nazorg aan klager/klaagster 

- Het onderhouden van contacten met de verschillende onderdelen van ATC 

- De VCP is bevoegd tot het inwinnen van inlichtingen met dien verstande dat dit nooit verder mag gaan dan strikt noodzakelijk is voor de behandeling van de klacht. 

Er worden door de VCP alleen handelingen verricht ter uitvoering van de taken indien sprake is van instemming van klager/klaagster.

Onze VCP’s zijn:

Evelien Kamminga - 06-31210061

Peter Hintzen – 06 29004329.